Logiciel de calcul des commissions commerciales : relevés justes et signés

Ce que doit faire un logiciel de calcul des commissions

Un logiciel de calcul des commissions commerciales applique à chaque vente la règle prévue au contrat — assiette, taux, objectif, gamme — et produit un relevé détaillé ligne à ligne que le commercial ou l'agent peut vérifier, signer ou contester. Il ne vaut que s'il part des ventes elles-mêmes, sans recopie : une commission recalculée dans un tableur à partir d'un export est une commission contestable.

Ce guide décrit les règles qu'un outil doit savoir porter, ce que le relevé doit montrer, et comment le tester. La méthode de construction d'un barème est traitée à part, dans le guide barème de commission commercial.

L'assiette : signature, facture ou encaissement

La première question n'est pas le taux, c'est le moment où la vente compte. Trois choix existent :

Pour un agent commercial, le contrat ne peut pas tout fixer librement : l'article L134-9 du Code de commerce précise quand la commission est acquise, au plus tard lorsque le client a exécuté sa part de l'opération ou devrait l'avoir exécutée. Le logiciel doit permettre de choisir l'assiette par agent, et de traiter les retours, avoirs et impayés de façon visible sur le relevé. Faites valider la clause par un conseil : c'est l'origine de la plupart des désaccords.

Les règles qu'un outil doit savoir porter

• Un taux de base, propre à chaque commercial ou agent.
• Un objectif et un taux majoré au-delà : le taux supérieur ne s'applique qu'à la part du chiffre qui dépasse l'objectif, pas à tout le chiffre.
• Un taux par gamme, quand certaines gammes rapportent plus ou demandent plus d'effort.
• Des seuils de remise : une remise accordée au-delà de ce que le commercial peut décider seul doit être arbitrée, sinon elle se paie deux fois — sur la marge et sur la commission.

Exemple de calcul illustratif. Les taux et montants sont à remplacer par ceux de vos contrats.

Pour les salariés, le variable relève du contrat de travail et passe par la paie ; le logiciel sert alors à calculer et à justifier, pas à payer. La construction de paliers est décrite dans le guide variable sur objectif : paliers et déclenchement.

Le relevé ligne à ligne

Pour un agent commercial, le relevé n'est pas une politesse. L'article R134-3 du Code de commerce impose au mandant de remettre à l'agent un relevé des commissions dues, au plus tard le dernier jour du mois suivant le trimestre au cours duquel elles sont acquises, mentionnant les éléments essentiels sur lesquels le montant a été calculé. Le même article donne à l'agent le droit d'exiger les informations nécessaires pour vérifier ce montant, notamment un extrait des documents comptables.

Un relevé utile montre donc, pour chaque ligne :

1. le client et la commande ou la facture concernée, avec sa date ;
2. le montant retenu dans l'assiette ;
3. la gamme et le taux appliqué ;
4. la commission de la ligne ;
5. les déductions éventuelles — retour, avoir, impayé — avec leur origine.

Un relevé qui ne donne qu'un total oblige l'agent à refaire le calcul de son côté, avec ses propres chiffres. Les deux résultats ne concordent jamais, et la discussion commence. La façon de produire un relevé mensuel est détaillée dans le guide relevé de commission d'agent commercial.

Signer ou contester dans l'outil

Le relevé gagne à être cosigné : l'agent l'accepte, ou conteste une ligne précise en disant pourquoi. Trois effets :

• Le désaccord se réduit à une ligne, au lieu de porter sur le total. On paie sans délai ce qui n'est pas contesté.
• La contestation laisse une trace datée, utile si la discussion se prolonge.
• L'historique des relevés acceptés sert le jour où il faut calculer une indemnité de fin de contrat, qui se fonde sur les commissions passées.

Les causes habituelles de désaccord, et les gestes qui les évitent, sont dans le guide litige de commission.

Les critères pour choisir

Le test le plus parlant reste le plus simple : reprenez un mois déjà payé, produisez son relevé dans l'outil, et comparez-le à votre tableur, ligne à ligne.

Ce que fait SalesIro

L'inventaire des fonctions de SalesIro compte cinq fonctions dans la famille « Rémunérer » : des règles de commission par agent (taux de base, objectif, taux au-delà de l'objectif, taux par gamme) ; des relevés cosignés, détaillés ligne à ligne, que l'agent signe ou conteste dans l'outil ; une assiette au choix — signature, facture ou encaissement, par import des factures — ; les mandats (territoire, gammes, exclusivité, minimum, échéance, préavis) ; des seuils de remise délégués selon le statut et la classe du compte. La fiche agent rassemble société, SIRET, mandat, règles de commission et documents.

Les commandes qui alimentent les relevés sont celles prises en visite, y compris hors réseau. Pour le reste de l'outillage, voir le comparatif par catégorie d'outils et le guide logiciel de suivi de l'activité commerciale.

Pour aller plus loin