Tourenplanung im Außendienst: erst die Kunden, dann die Route

Was ist Tourenplanung im Außendienst?

Tourenplanung im Außendienst heißt zu entscheiden, welche Kunden ein Vertriebler besucht, wie oft und in welcher Reihenfolge, damit die Zeit auf der Straße zuerst den Kunden mit dem meisten Potenzial zugutekommt und diese dann auf dem kürzesten praktikablen Weg verbunden werden.

Routenoptimierungssoftware löst den letzten Teil: die Reihenfolge der Stopps. Sie kann Ihnen nicht sagen, welche Stopps zählen. Das ist eine kaufmännische Entscheidung, gestützt auf das Potenzial des Kunden und die Zeit seit dem letzten Besuch.

Besuchsrhythmus je Kundenklasse

Ein fiktiver Vertriebler hat 160 Kunden in drei Klassen, mit einem festen Rhythmus für jede:

Portfolio und Rhythmen fiktiv.

Die Kapazität prüfen

Derselbe Vertriebler hat 200 Außendiensttage im Jahr und schafft 5 Besuche pro Tag: eine Kapazität von 200 × 5 = 1.000 Besuchen. Der Plan braucht 760, es bleiben also 1.000 − 760 = 240 Besuche für Akquise und Unvorhergesehenes. Im Schnitt belegt der Plan 760 ÷ 200 = 3,8 Besuche pro Tag.

Bräuchte der Plan mehr als die Kapazität, wäre die Antwort ein geringerer Rhythmus für eine Klasse, Telefontermine für einige Kunden oder ein anderer Gebietszuschnitt; siehe Gebietsmanagement im Vertrieb.

Touren planen in sechs Schritten

1. Klassifizieren Sie die Kunden. Nach Potenzial: Kunden, bei denen mehr auf dem Spiel steht, werden häufiger besucht.
2. Legen Sie einen Rhythmus je Klasse fest. Besuche pro Jahr für jede Klasse, schriftlich und überprüft.
3. Prüfen Sie die Kapazität. Benötigte Besuche gegen Außendiensttage und Besuche pro Tag: Ist der Plan machbar?
4. Wählen Sie die Kunden der Woche. Zuerst überfällige Kunden und offene Verkaufschancen.
5. Bauen Sie dann die Route. Verbinden Sie die gewählten Kunden auf dem kürzesten Weg, nicht umgekehrt.
6. Prüfen Sie, was liegen blieb. Kunden außerhalb des Rhythmus rücken in der Folgewoche an den Anfang der Liste.

Häufige Fehler

• Mit der Karte beginnen. Geografie optimiert Kilometer, nicht Umsatz.
• Die sympathischen Kunden besuchen. Der angenehme Besuch ist selten der wichtigste.
• Kein schriftlicher Rhythmus. Ohne ihn merkt niemand, dass ein Kunde ins Hintertreffen gerät.
• Ein Plan über der Kapazität. Er wird jede Woche verfehlt, und was liegen bleibt, ist nicht gewählt.

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen zu diesem Thema, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

• Kundenklassifizierung: Klassen nach Potenzial und eine Strategie je Klasse;
• Besuchsrhythmus: Rhythmus je Kundenklasse, Kunden außerhalb des Rhythmus markiert;
• Tour nach Potenzial: Kunden nach Potenzial und Besuchsrückstand gewählt, dann auf dem kürzesten Weg verbunden;
• Mein Tag: die Aufgaben des Tages der Reihe nach;
• Synchronisierter Kalender: die Besuche im eigenen Kalender des Vertrieblers.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „Welche A-Kunden in meinem Gebiet sind mit ihrem Besuch überfällig?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

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Den Gesamtüberblick gibt der vollständige Ratgeber zur Software für die Außendienststeuerung.

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• Offline-CRM für den Außendienst
• Software zur Außendienststeuerung: der Ratgeber

Um die Funktionen einzeln zu vergleichen, sehen Sie sich die Funktionsliste an. Alle Ratgeber auf Deutsch finden Sie auf der Ratgeber-Seite. Dieses Thema gibt es auch in anderen Sprachen: version française · English version.

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