Vertriebskennzahlen und Dashboard

Kurz gesagt

Vertriebskennzahlen im Außendienst sind die Kennzahlen, die Aktivität, Ergebnisse und Kosten eines Außendienstteams messen: Abdeckung, Besuchsrhythmus, Abschlussquote, durchschnittlicher Auftragswert, Kosten pro verkauftem Euro und Zielerreichung.

Schreiben Sie die Formel jeder Kennzahl auf; vergleichen Sie jeden Vertriebler mit seiner eigenen Vergangenheit und seinem Plan, nicht mit einem geliehenen Richtwert.

Was sind Vertriebskennzahlen im Außendienst?

Vertriebskennzahlen im Außendienst sind die Kennzahlen, die Aktivität, Ergebnisse und Kosten der Vertriebler messen, die Kunden besuchen: wie viele der richtigen Kunden gesehen wurden, wie sich Verkaufschancen umwandeln, wie groß die Aufträge sind und was jeder verkaufte Euro kostet.

Der Umsatz ist ein Ergebnis; die meisten dieser Kennzahlen sind vorgelagerte Hebel. Ein Rückgang der Abdeckung in diesem Quartal zeigt sich oft im Umsatz des nächsten.

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Die Kennzahlen und ihre Formeln

Kennzahl	Formel	Was sie zeigt
Abdeckung	Besuchte Kunden ÷ Kunden, die besucht werden sollten	Ob der Plan eingehalten wird
Rhythmustreue	Kunden im Rhythmus ÷ Kunden mit festgelegtem Rhythmus	Welche Kunden ins Hintertreffen geraten
Abschlussquote	Gewonnene Angebote ÷ entschiedene Angebote	Wie Verkaufschancen sich umwandeln
Durchschnittlicher Auftragswert	Umsatz ÷ Anzahl der Aufträge	Die Größe eines üblichen Auftrags
Kosten pro verkauftem Euro	Gesamtkosten des Vertrieblers oder Vertreters ÷ Umsatz	Was jeder verkaufte Euro kostet
Zielerreichung	Kumulierter Umsatz ÷ kumuliertes Ziel	Wohin der Zeitraum läuft
Belastbare Pipeline	Summe der qualifizierten offenen Verkaufschancen, die im Zeitraum erwartet werden	Was wahrscheinlich abgeschlossen wird

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein fiktiver Vertriebler, ein Quartal:

Kennzahl	Rechnung	Ergebnis
Abdeckung	45 besuchte Kunden ÷ 60 geplante	0,75 (drei von vier)
Abschlussquote	10 gewonnene Angebote ÷ 40 entschiedene	0,25 (eines von vier)
Durchschnittlicher Auftragswert	90.000 € ÷ 120 Aufträge	750 €
Kosten pro verkauftem Euro	12.000 € ÷ 90.000 €	0,133, also rund 13,3 Cent je verkauftem Euro

Vertriebler und Zahlen fiktiv. Sie veranschaulichen die Formeln und sind keine Marktreferenzen.

Lesart: Die 15 nicht besuchten Kunden sind das Erste, worauf man schauen sollte; sind es Kunden mit hohem Potenzial, ist der Umsatz des nächsten Quartals bereits gefährdet.

Ein Dashboard in sechs Schritten aufbauen

Wählen Sie wenige Kennzahlen. Aktivität, Ergebnisse und Kosten: je eine oder zwei, nicht zwanzig.
Schreiben Sie jede Formel auf. Zähler, Nenner und Zeitraum, damit alle dasselbe rechnen.
Prüfen Sie, ob die Daten existieren. Besuche, Aufträge, Angebote und Kosten müssen erfasst sein, um gemessen zu werden.
Legen Sie den Sichtbereich fest. Jede Führungskraft sieht ihr Team; jeder Vertriebler sieht seine eigenen Zahlen.
Prüfen Sie in festem Rhythmus. Wöchentlich für die Aktivität, monatlich oder quartalsweise für die Ergebnisse.
Handeln Sie bei Abweichungen. Jede Kennzahlenrunde endet mit einer Maßnahme und einem Verantwortlichen.

Häufige Fehler

Zu viele Kennzahlen. Bei zwanzig Kennzahlen liest man keine.
Geliehene Richtwerte. Die Zahlen eines anderen Unternehmens sagen nichts über Ihren Markt.
Besuche zählen statt der richtigen Besuche. Abdeckung wird am Plan gemessen.
Handelsvertreter und Angestellte mit demselben Maß messen. Ihre Kostenstruktur ist verschieden.

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen zu diesem Thema, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

Leitstand: Hochrechnung, Abdeckung, Besuchsrhythmus und Warnungen je Sichtbereich;
Leistung und Ranking: Zielerreichung, Monatsumsatz und Pipeline je Vertriebler;
Belastbarer Forecast: was sicher kommt, getrennt von wenig qualifizierten Verkaufschancen;
Besuchsrhythmus: Kunden außerhalb des Rhythmus markiert;
Gemischter Außendienst: Kosten pro verkauftem Euro je Kanal.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „Wie hoch ist die Abdeckung je Vertriebler in diesem Quartal, und welche A-Kunden blieben unbesucht?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

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Häufige Fragen

Welche Kennzahlen sollte ein Außendienstteam verfolgen?

Wenige, die Aktivität, Ergebnisse und Kosten abdecken: Abdeckung, Rhythmustreue, Abschlussquote, durchschnittlicher Auftragswert, Kosten pro verkauftem Euro und Zielerreichung.

Wie berechnet man die Abdeckung im Vertrieb?

Die im Zeitraum besuchten Kunden geteilt durch die Kunden, die nach dem vereinbarten Rhythmus besucht werden sollten.

Welche Abschlussquote ist im Außendienst gut?

Eine allgemeingültige Zahl gibt es nicht: Sie hängt von Markt, Angebot und der Art ab, wie Angebote gezählt werden. Vergleichen Sie jeden Vertriebler mit seinen eigenen früheren Ergebnissen und mit dem Plan.

Wie berechnet man die Kosten pro verkauftem Euro?

Teilen Sie die Gesamtkosten eines Vertrieblers oder Vertreters im Zeitraum durch den von ihm erzielten Umsatz; das Ergebnis ist, was jeder verkaufte Euro kostet.

In SalesIro

Jede Führungskraft sieht ihren Bereich

In SalesIro zeigt der Leitstand Hochrechnung, Abdeckung und Besuchsrhythmus für den Bereich jeder Führungskraft, und jeder Vertriebler sieht seine eigenen Zahlen.

So funktioniert es

Vertriebskennzahlen im Außendienst: die Kennzahlen des Dashboards und ihre Formeln