Provisionsabrechnung im Vertrieb für Vertriebler und Handelsvertreter

Was ist eine Provisionsabrechnung?

Die Provisionsabrechnung im Vertrieb ist der Prozess, aus schriftlichen Regeln und erfassten Verkäufen die Provision zu berechnen, die jeder Vertriebler oder Handelsvertreter in einem Zeitraum verdient hat, und sie in einer Abrechnung darzustellen, die detailliert genug ist, um jede Zeile zu prüfen.

Für einen angestellten Vertriebler ist die Provision meist ein Teil der Vergütung neben dem Gehalt. Für einen selbständigen Handelsvertreter ist sie oft alles, was er von Ihnen bekommt. In beiden Fällen gilt dasselbe Prinzip: Der Empfänger muss die Rechnung nachvollziehen können.

Die Regeln, die schriftlich festzuhalten sind

Ein durchgerechnetes Beispiel

Ein fiktiver Handelsvertreter erhält Provision auf gestellte Rechnungen. Die Regeln: 8 Prozent des fakturierten Umsatzes bis zu einem Monatsziel von 20.000 € und 10 Prozent auf den Teil darüber. Gutschriften mindern die Grundlage des Monats, in dem sie ausgestellt werden.

Vertreter, Kunden und Beträge fiktiv.

Lesart: Mit einem einheitlichen Satz von 8 Prozent hätte dieselbe Grundlage 1.840 € ergeben. Der Unterschied von 60 € stammt allein aus dem Satz über dem Ziel, und die Abrechnung zeigt genau, wo.

Der Ablauf der Abrechnung in sechs Schritten

1. Schreiben Sie die Regeln auf. Bemessungsgrundlage (Auftrag, Rechnung oder Zahlungseingang), Sätze, Ziel, Satz über dem Ziel, Sortimente, Termine.
2. Importieren Sie die Grundlage. Aufträge oder Rechnungen des Zeitraums, verknüpft mit Kunden und Vertriebler oder Vertreter.
3. Buchen Sie die Korrekturen. Gutschriften, Stornos, geteilte Geschäfte und Zahlungsausfälle, jeweils in einer eigenen Zeile.
4. Rechnen Sie Zeile für Zeile. Jede Zeile zeigt Betrag, Satz und Provision, damit jeder die Summe nachrechnen kann.
5. Geben Sie sie zur Prüfung. Der Vertreter oder Vertriebler prüft die Abrechnung und akzeptiert sie oder beanstandet eine Zeile.
6. Zahlen und archivieren Sie. Zahlen Sie den vereinbarten Betrag und bewahren Sie die gegengezeichnete Abrechnung mit ihren Zeilen auf.

Streit vermeiden

• Ungeschriebene Regeln. Eine mündlich erklärte Regel bleibt auf beiden Seiten unterschiedlich in Erinnerung.
• Eine Summe ohne Zeilen. Eine einzelne Zahl lässt sich nicht prüfen, also wird sie beanstandet.
• Stille Korrekturen. Eine abgezogene Gutschrift ohne eigene Zeile sieht aus wie ein Fehler.
• Regeln mitten im Zeitraum ändern. Legen Sie fest, wie bereits laufende Geschäfte behandelt werden.

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen zu diesem Thema, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

• Provisionsregeln je Vertreter: Grundsatz, Ziel, Satz über dem Ziel, Satz je Sortiment;
• Wählbare Bemessungsgrundlage: Provision bei Unterschrift, bei Rechnung oder bei Zahlungseingang;
• Gegengezeichnete Abrechnungen: jede Zeile im Detail, der Vertreter unterschreibt oder beanstandet im Tool;
• Datei-Import: Rechnungen aus Excel oder CSV importiert;
• Jahres- und Kundenziele: das Ziel, von dem der Satz abhängt.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „Welche Provision steht jedem Vertreter in diesem Monat zu, und welche Abrechnungen sind beanstandet?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

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