Una ficha de cliente B2B reúne los datos duraderos de una cuenta: empresa, centros, interlocutores y su papel, gamas compradas, potencial, clase, historial y siguiente acción.
Se actualiza después de cada visita, y todos los demás documentos comerciales remiten a ella.
Para qué sirve la ficha de cliente
Una ficha de cliente B2B es el registro de referencia de una cuenta: quién es la empresa, quién decide, qué le compra a usted y qué compra a otros, qué podría comprar, cómo está clasificada y qué ocurre después. Todos los demás documentos — informe de visita, plan de cuenta, plan de territorio — remiten a ella.
La ficha guarda hechos, no opiniones, y cada hecho tiene un solo sitio. Cuando un informe de visita revela un nuevo interlocutor o una fecha de renovación, el dato pasa a la ficha. Se aplican normas de protección de datos como el RGPD.
El conjunto completo Plantillas para la fuerza de ventas: cómo se conectan los documentosLa plantilla, campo por campo
Copie los campos en este orden: la primera columna es el encabezado, la segunda dice qué escribir y la tercera, por qué existe el campo. Quite el campo que no le sirva; añada el que su actividad necesite.
| Campo | Qué escribir | Por qué |
|---|---|---|
| Empresa | Razón social, nombre comercial, identificador fiscal, centros | Identificar la cuenta sin ambigüedad |
| Segmento y clase | Segmento, tamaño y clase según el baremo de potencial | Decidir con qué frecuencia visitarla y cómo abordarla |
| Interlocutores | Nombre, cargo, peso en la decisión, cómo contactar | Saber quién decide, quién influye y quién firma |
| Gamas compradas | Gama por gama: a usted, o al proveedor actual y fecha de renovación | Ver el margen de crecimiento y los vencimientos |
| Potencial | Compra anual estimada en sus gamas | Compararlo con las ventas actuales |
| Ventas | Año pasado y año en curso | Medir la parte ya ganada |
| Datos del sector | Datos propios del sector: temporada de apertura, número de cubiertos, fin de contrato | Preparar las visitas con las preguntas adecuadas |
| Historial | Última visita, último pedido, compromisos abiertos | Retomar donde se quedó la última visita |
| Siguiente acción | Qué, quién y para cuándo | Que la cuenta siga avanzando |
Un ejemplo rellenado
| Campo | Ejemplo |
|---|---|
| Empresa | Bistró Delta, S. L. (ficticio), un restaurante, identificador fiscal omitido |
| Segmento y clase | Restaurante independiente, 120 cubiertos, clase B |
| Interlocutores | A. Torres, propietaria, firma; R. Pardo, jefe de cocina, elige los productos |
| Gamas compradas | Productos secos: a nosotros. Gama de invierno: otro proveedor, renovación en enero |
| Potencial | 30.000 € al año en nuestras gamas (estimación del comercial) |
| Ventas | Año pasado 12.000 €; en lo que va de año 9.800 € |
| Datos del sector | Cerrado del 4 al 18 de enero; carta nueva a la reapertura |
| Historial | Última visita el 6 de octubre; compromiso abierto: fichas técnicas antes del 9 de octubre |
| Siguiente acción | Llamar al jefe de cocina el 21 de octubre para conocer su opinión sobre las muestras |
La misma cuenta ficticia que en la plantilla de informe de visita. Margen frente al potencial: 30.000 € − 12.000 € = 18.000 €. Todos los datos de este ejemplo son ficticios.
Cómo usarla en seis pasos
- Créela en el primer contacto. Empresa, segmento y el primer interlocutor; el resto se completa visita a visita.
- Registre los interlocutores con su papel. Quién decide, quién influye, quién firma y cómo prefiere cada uno que se le contacte.
- Recorra las gamas. Gama por gama: si la compra a usted, o a quién y hasta cuándo.
- Estime el potencial. Una cifra, aunque sea aproximada, para poder clasificar y comparar la cuenta.
- Actualícela después de cada visita. Los datos nuevos del informe de visita pasan a la ficha el mismo día.
- Límpiela con regularidad. Quite los interlocutores que se han ido y fusione duplicados; guarde solo lo necesario.
Errores frecuentes
- Un solo interlocutor. Cuando esa persona se va, la cuenta empieza de cero.
- Datos que se quedan en los informes. Una fecha de renovación que nadie pasó a la ficha se pierde.
- Sin potencial. Sin él, la cuenta no se puede clasificar ni priorizar.
- Duplicados. Dos fichas para la misma empresa parten el historial en dos.
- Guardarlo todo. Los datos sin finalidad comercial no tienen sitio en la ficha.
Hoja de cálculo o herramienta
La plantilla funciona en ambos casos. Aquí se comparan categorías de herramientas, no productos: un producto concreto puede apartarse de estas tendencias generales.
| Aspecto | Hoja de cálculo o documento | Herramienta de ventas de campo |
|---|---|---|
| Estructura | Una fila por cuenta, columnas añadidas con el tiempo | Campos fijos, más los propios del sector |
| Interlocutores | Varios en una celda, o columnas de más | Un registro por interlocutor, unido a la cuenta |
| Historial | Guardado en otro sitio | Visitas, pedidos y notas unidos a la cuenta |
| Duplicados | Encontrados ordenando a mano | Propuestos para fusionar |
| Acceso | Quien tiene el archivo ve todas las cuentas | Cada comercial o agente ve sus propias cuentas |
Lo que aporta SalesIro
Las funcionalidades que rellenan o sustituyen esta plantilla, todas tomadas de la lista de funcionalidades pública (64 funcionalidades, 3 de ellas marcadas «a activar»):
- Campos del sector: cubiertos, cierre anual, vencimiento del contrato y otros datos por sector;
- Cuadro de gamas del cliente: proveedor actual, fecha de renovación y presupuesto, gama por gama;
- Clasificación de cuentas: baremo de potencial y clase;
- Notas fechadas y adjuntos: notas con sello de tiempo, fotos y documentos de la cuenta;
- Limpieza de la cartera: duplicados y fichas incompletas propuestos, nunca impuestos;
- Aislamiento por la base de datos: cada comercial solo ve su perímetro.
Los mismos datos pueden consultarse desde un asistente de IA — Claude, ChatGPT o Perplexity — mediante el Servidor MCP para asistentes de IA, con una clave o una conexión OAuth. Una pregunta como «¿cuáles de mis cuentas tienen una renovación de gama en los próximos tres meses?» se responde con sus propios datos, sin exportar nada. Cada lectura queda anotada en el registro de accesos, y las reglas de acceso se siguen aplicando: el asistente de un comercial solo ve las cuentas de ese comercial.
Guías relacionadas
Cómo encajan las plantillas entre sí se explica en plantillas para la fuerza de ventas: el conjunto.
- Plantilla de informe de visita comercial
- Plantilla de plan de cuenta
- Plantilla de plan de territorio comercial
- Software de gestión de la fuerza de ventas: la guía
Para comparar las funcionalidades una a una, consulte la lista de funcionalidades; la presentación general está en SalesIro. Todas las guías en español están en la página de guías. Este tema también está disponible en otros idiomas: English version · version française.
Para seguir leyendo
Preguntas frecuentes
¿Qué es una ficha de cliente B2B?
El registro de referencia de una cuenta de empresa: empresa, centros, interlocutores y su papel, gamas compradas, potencial, clase, historial y siguiente acción.
¿Qué diferencia hay entre una ficha de cliente y un informe de visita?
La ficha guarda los datos duraderos de una cuenta; el informe de visita registra una visita. Los datos nuevos aprendidos en una visita pasan a la ficha.
¿Cada cuánto se actualiza una ficha de cliente?
Después de cada visita o contacto que revele un dato nuevo, y en una limpieza periódica para quitar interlocutores que se han ido y fusionar duplicados.
¿Qué campo de la ficha de cliente conviene rellenar primero?
Los interlocutores con su papel en la decisión: sin ellos, ni el informe de visita ni el plan de cuenta saben a quién se dirigen.
Una cuenta, una ficha
En SalesIro, la cuenta reúne sus interlocutores, gamas, campos del sector, notas e historial, y cada comercial solo ve sus propias cuentas.
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