Vorlage für den Besuchsbericht im Vertrieb

Kurz gesagt

Ein Besuchsbericht hält fest, wen Sie getroffen haben, was Sie erfahren haben, was jede Seite zugesagt hat und die nächste Aktion mit Termin.

Er wird direkt nach dem Besuch in wenigen Minuten geschrieben und aktualisiert Kundenprofil und offene Verkaufschancen. Ohne terminierte nächste Aktion belegt er nur, dass Sie dort waren.

Wozu der Besuchsbericht dient

Ein Besuchsbericht ist die schriftliche Aufzeichnung eines Termins bei einem Kunden oder Interessenten: wer dabei war, was man erfahren hat, was vereinbart wurde und was als Nächstes geschieht. Er hat drei Leser: den Vertriebler beim nächsten Besuch, die Führungskraft, die den Kunden verfolgt, und die Person, die eines Tages das Portfolio übernimmt.

Ein nützlicher Bericht ist keine Erzählung. Er beantwortet immer dieselben Fragen, damit sich Besuche vergleichen lassen und eine Angabe ohne drei Absätze Lektüre zu finden ist. Die wichtigste Frage ist die letzte: Was passiert jetzt, und wann?

Der Gesamtüberblick Vorlagen für den Außendienst: wie die Dokumente zusammenhängen

Die Vorlage, Feld für Feld

Übernehmen Sie die Felder in dieser Reihenfolge: Die erste Spalte ist die Überschrift, die zweite sagt, was einzutragen ist, die dritte, warum es das Feld gibt. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen; ergänzen Sie, was Ihre Branche verlangt.

Feld	Was eintragen	Warum
Kunde und Datum	Name des Kunden, Datum und Dauer des Besuchs	Den Besuch wiederfinden und den Rhythmus messen
Besuchsart	Aus einer Liste: Akquise, Betreuung, Auftrag, Audit, Reklamation	Besuche nach Zweck zählen
Gesprächspartner	Name und Funktion jeder anwesenden Person	Wissen, ob Sie den Entscheider gesprochen haben
Ziel	Wozu Sie gekommen sind, vor dem Termin notiert	Beurteilen, ob der Besuch es erreicht hat
Erfahren	Neue Fakten: Bedarf, Budget, Wettbewerber, Zeitplan, neuer Ansprechpartner	Das Kundenprofil aktualisieren
Zugesagt	Vom Vertriebler und vom Kunden, jeweils mit Termin	Wort halten und den Kunden an seines erinnern
Ergebnis	Auftrag, Angebot, offene Verkaufschance, nichts: aus einer Liste	Besuch und Umsatz verbinden
Nächste Aktion	Was, wer und bis wann: ein Datum, nicht „bald“	Das einzige Feld, das den Kunden voranbringt

Ein ausgefülltes Beispiel

Feld	Beispiel
Kunde und Datum	Bistro Delta (fiktiv) — Dienstag, 6. Oktober 2026, 10:15 Uhr, 40 Minuten
Besuchsart	Betreuung
Gesprächspartner	A. Weber, Inhaberin; R. Brandt, Küchenchef (erstes Treffen)
Ziel	Das Wintersortiment vorstellen und die Betriebsferien erfahren
Erfahren	Geschlossen vom 4. bis 18. Januar; neue Karte zur Wiedereröffnung; der Küchenchef wählt die Produkte, die Inhaberin unterschreibt
Zugesagt	Vertriebler: Datenblätter zu drei Produkten bis 9. Oktober senden. Kunde: Muster bis 20. Oktober testen
Ergebnis	Auftrag: 24 Kartons zu 18 € = 432 €; offene Verkaufschance für das Wintersortiment, Phase „Angebot“
Nächste Aktion	Den Küchenchef am 21. Oktober anrufen und seine Meinung zu den Mustern einholen

Probe: 24 × 18 € = 432 €. Das Beispiel folgt der Vorlage Zeile für Zeile. Alle Daten dieses Beispiels sind fiktiv.

Anwendung in sechs Schritten

Notieren Sie das Ziel vor dem Termin. Ein Satz: wozu Sie kommen. Daran lässt sich der Besuch danach messen.
Füllen Sie ihn direkt danach aus. In wenigen Minuten, vor dem nächsten Besuch: Nach einer Stunde gehen Zusagen und Namen verloren.
Trennen Sie Fakten von Eindrücken. „Das Budget wird im November freigegeben“ ist ein Fakt; „wirkte interessiert“ nicht. Fakten gehören ins Kundenprofil.
Versehen Sie jede Zusage mit einem Termin. Die des Vertrieblers und die des Kunden. Eine Zusage ohne Termin lässt sich nicht verfolgen.
Legen Sie die nächste Aktion fest. Was, wer und wann. Wenn nichts offen ist, sagen Sie es und terminieren Sie den nächsten Besuch nach dem Rhythmus des Kunden.
Übertragen Sie neue Fakten ins Profil. Neuer Ansprechpartner, Zeitplan, Wettbewerber: ins Kundenprofil, nicht nur in den Bericht.

Häufige Fehler

Die Erzählung. Drei chronologische Absätze, die niemand wieder liest; die nützliche Angabe steht darin, wird aber nicht gefunden.
Eine vage nächste Aktion. „Bald wieder anrufen“ ist keine Aktion: Es fehlt das Datum.
Der Freitagsbericht. Aus dem Gedächtnis für die ganze Woche geschrieben, verliert er die Details, auf die es ankam.
Die Zusagen des Kunden vergessen. Was der Kunde zugesagt hat, ist so nützlich wie das, was der Vertriebler versprochen hat.
Fakten, die im Bericht bleiben. Ein Vertragsende in einem alten Bericht löst ein Jahr später nichts aus.

Tabellenkalkulation oder Werkzeug

Die Vorlage funktioniert in beiden Fällen. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte: Ein einzelnes Produkt kann von diesen allgemeinen Tendenzen abweichen.

Aspekt	Tabellenkalkulation oder Dokument	Werkzeug für den Außendienst
Erfassung	Ein Formular oder eine Tabellenzeile, oft im Büro ausgefüllt	Auf dem Smartphone direkt nach dem Besuch, teils per Sprache
Verbindung zum Kunden	Von Hand abgeschrieben	Der Bericht hängt am Kunden und seinen Verkaufschancen
Nächste Aktion	Eine Zelle, an die nichts erinnert	Ein Fälligkeitsdatum, das im Tag des Vertrieblers wieder auftaucht
Blick der Führungskraft	Dateien einzeln öffnen	Besuche nach Kunde oder Vertriebler aufgelistet
Ohne Netz	Hängt von Datei und Gerät ab	Hängt vom Werkzeug ab: Prüfen Sie die Offline-Nutzung

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen, die diese Vorlage füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

Diktierter Besuchsbericht: nach dem Besuch sprechen, der Text schreibt sich, Sie prüfen und bestätigen;
KI-Aufbereitung des Berichts (zu aktivieren: KI-Schlüssel des Workspace): der diktierte Text wird zum Bericht, mit terminierter nächster Aktion und Zusagen;
Zusagen im Blick: Zusagen mit Termin, erinnert, bevor sie sich verspäten;
Datierte Notizen und Anhänge: Notizen mit Zeitstempel, Fotos und Dokumente am Kunden;
Mein Tag: die nächste Aktion taucht am Fälligkeitstag wieder auf;
Offline-Modus: auf dem Gerät gespeichert und gesendet, sobald das Netz zurück ist.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „welche diese Woche gegebenen Zusagen sind noch offen?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

Weiterlesen

Hauptratgeber Vorlagen für den Außendienst: der Überblick Die Dokumente eines Außendienstteams und wie sie zusammenhängen. Lesen → Vorlage Vorlage für das Kundenprofil im B2B Das Kundenblatt: wer, was, wie viel und was als Nächstes. Lesen → Vorlage Vorlage für den Wochenbericht im Vertrieb Aktivität, Ergebnisse und nächste Woche, in zwei Minuten gelesen. Lesen →

Häufige Fragen

Was gehört in einen Besuchsbericht?

Kunde und Datum, Besuchsart, Gesprächspartner, Ziel, das Erfahrene, die Zusagen beider Seiten mit Termin, das Ergebnis und die terminierte nächste Aktion.

Wann sollte der Besuchsbericht geschrieben werden?

Direkt nach dem Besuch, vor dem nächsten. Am Wochenende geschrieben, wird er aus dem Gedächtnis rekonstruiert und verliert Namen, Termine und Zusagen.

Was unterscheidet Besuchsbericht und Wochenbericht?

Der Besuchsbericht betrifft einen Besuch und einen Kunden; der Wochenbericht eine Woche und ein ganzes Portfolio. Der zweite entsteht aus dem ersten und wiederholt ihn nicht.

Braucht es einen Bericht, wenn der Besuch nichts ergeben hat?

Ja, einen kürzeren: das Erfahrene und die nächste Aktion. Ein Besuch ohne Auftrag zeigt oft einen neuen Ansprechpartner oder einen Zeitplan, der beim nächsten Mal zählt.

In SalesIro

Der Bericht, diktiert nach dem Besuch

In SalesIro wird der Besuchsbericht auf dem Smartphone diktiert, geprüft und bestätigt, auch ohne Netz. Zusagen erhalten einen Termin, und die nächste Aktion erscheint am Fälligkeitstag im Tag des Vertrieblers.

So funktioniert es

Vorlage für den Besuchsbericht: Felder und Beispiel