Ein Wochenbericht im Vertrieb fasst die Woche eines Vertrieblers zusammen: Besuche gegenüber dem Plan, Aufträge, neue oder vorangekommene Verkaufschancen, Risiken und der Plan der nächsten Woche.
Er entsteht aus den Besuchsberichten der Woche, nicht aus dem Gedächtnis, und endet mit dem, was der Vertriebler von seiner Führungskraft braucht.
Wozu der Wochenbericht im Vertrieb dient
Ein Wochenbericht im Vertrieb ist die kurze Zusammenfassung, die ein Vertriebler oder Handelsvertreter am Ende jeder Woche erstellt: Aktivität gegenüber dem Plan, Ergebnisse, Veränderungen bei offenen Verkaufschancen, Risiken und der Plan der nächsten Woche. Sein Leser ist die Führungskraft, die damit das Vertriebsmeeting vorbereitet.
Er ist keine Liste aller Besuche; die stehen in den Besuchsberichten. Er ist die Lesart der Woche: was nach Plan lief, was nicht und was eine Entscheidung braucht.
Der Gesamtüberblick Vorlagen für den Außendienst: wie die Dokumente zusammenhängenDie Vorlage, Feld für Feld
Übernehmen Sie die Felder in dieser Reihenfolge: Die erste Spalte ist die Überschrift, die zweite sagt, was einzutragen ist, die dritte, warum es das Feld gibt. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen; ergänzen Sie, was Ihre Branche verlangt.
| Feld | Was eintragen | Warum |
|---|---|---|
| Vertriebler und Woche | Name, Gebiet, Kalenderwoche und Daten | Wochen ablegen und vergleichen |
| Besuche | Geplant, erledigt und die ausgefallenen Kunden | Die Aktivität gegenüber dem Plan |
| Aufträge | Anzahl und Gesamtbetrag | Die Ergebnisse der Woche |
| Verkaufschancen | Neu, vorangekommen, gewonnen, verloren, mit Beträgen | Was sich in der Pipeline geändert hat |
| Risiken | Gefährdete Kunden, verspätete Zusagen, Bewegungen des Wettbewerbs | Was Aufmerksamkeit braucht, bevor es Umsatz kostet |
| Nächste Woche | Wichtige Besuche und Ziele | Sich auf einen Plan festlegen, an dem der nächste Bericht gemessen wird |
| Benötigte Unterstützung | Was der Vertriebler von der Führungskraft braucht | Aus dem Bericht eine Handlung machen |
Ein ausgefülltes Beispiel
| Feld | Beispiel |
|---|---|
| Vertriebler und Woche | J. Becker (fiktiv), Gebiet Nordost, KW 41, 5. bis 9. Oktober 2026 |
| Besuche | 19 erledigt von 22 geplanten; 3 ausgefallen (zwei der Klasse C und einer der Klasse B, neu terminiert) |
| Aufträge | 7 Aufträge, 9.450 € insgesamt, im Schnitt 1.350 € |
| Verkaufschancen | 3 Angebote verschickt, 12.600 € insgesamt; eine Verkaufschance über den Preis verloren |
| Risiken | A-Kunde: neuer Einkäufer, noch kein Termin; eine verspätete Zusage (Preisliste nicht verschickt) |
| Nächste Woche | Den neuen Einkäufer treffen; die drei Angebote nachfassen; zwei Akquisetage im Osten |
| Benötigte Unterstützung | Freigabe eines Rabatts über meiner Grenze für ein Angebot |
Probe: 9.450 € ÷ 7 Aufträge = 1.350 €; 22 − 19 = 3 ausgefallene Besuche. Alle Daten dieses Beispiels sind fiktiv.
Anwendung in sechs Schritten
- Legen Sie den Berichtstag fest. Jede Woche derselbe Tag und dieselbe Uhrzeit, vor dem Vertriebsmeeting.
- Bauen Sie ihn aus den Besuchsberichten. Besuche, Aufträge und Verkaufschancen stammen aus dem, was in der Woche erfasst wurde.
- Vergleichen Sie mit dem Plan. Erledigte gegenüber geplanten Besuchen, und die ausgefallenen Kunden.
- Benennen Sie die Risiken. Gefährdete Kunden und verspätete Zusagen, jeweils in einer Zeile.
- Legen Sie sich auf die nächste Woche fest. Wichtige Besuche und Ziele, damit der nächste Bericht daran gemessen wird.
- Bitten Sie ausdrücklich um Unterstützung. Eine Zeile zu dem, was der Vertriebler braucht; die Führungskraft antwortet im Meeting.
Häufige Fehler
- Die Woche neu abtippen. Ein aus dem Gedächtnis geschriebener Bericht stimmt nicht mit den Besuchsberichten überein.
- Aktivität ohne Ergebnisse. Zwanzig Besuche sagen nichts ohne die Aufträge und Verkaufschancen, die sie gebracht haben.
- Kein Vergleich mit dem Plan. Erledigte Besuche bedeuten wenig ohne die geplanten.
- Schlechte Nachrichten verstecken. Eine spät gemeldete verlorene Verkaufschance lässt sich nicht mehr retten.
- Ein Bericht ohne Antwort. Bleibt die erbetene Unterstützung unbeantwortet, wird das Feld nicht mehr ausgefüllt.
Tabellenkalkulation oder Werkzeug
Die Vorlage funktioniert in beiden Fällen. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte: Ein einzelnes Produkt kann von diesen allgemeinen Tendenzen abweichen.
| Aspekt | Tabellenkalkulation oder Dokument | Werkzeug für den Außendienst |
|---|---|---|
| Zahlen | Jeden Freitag gezählt und abgetippt | Aus den Besuchen und Aufträgen der Woche berechnet |
| Plan gegenüber Ist | Zwei Listen, von Hand verglichen | Geplante und erledigte Besuche nebeneinander |
| Risiken | Aus dem Gedächtnis notiert | Verspätete Zusagen und Kunden außerhalb des Rhythmus, aufgelistet |
| Blick der Führungskraft | Eine Datei je Vertriebler | Alle Vertriebler in einer Ansicht, je Bereich |
| Verlauf | Ordner mit Wochendateien | Jede Woche lässt sich wieder lesen |
Was SalesIro beiträgt
Die Funktionen, die diese Vorlage füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):
- Leitstand: Hochrechnung, Abdeckung, Rhythmus und Warnungen je Bereich;
- Leistung und Ranking: Zielerreichung, Monatsumsatz und Pipeline je Vertriebler;
- Pipeline nach Phasen: Verkaufschancen nach Phase, mit protokollierten Terminverschiebungen;
- Zusagen im Blick: die verspäteten Zusagen, ohne sie zu suchen;
- Delegierte Rabattgrenzen: der maximale Rabatt und die Entscheidung darüber hinaus.
Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „fasse meine Woche zusammen: Besuche gegenüber dem Plan, Aufträge und verspätete Zusagen“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.
Verwandte Ratgeber
Wie die Vorlagen ineinandergreifen, erklärt der Überblick über die Vorlagen für den Außendienst.
- Vorlage für den Besuchsbericht
- Vorlage für die Tagesordnung des Vertriebsmeetings
- Vorlage für den Gebietsplan
- Vertriebskennzahlen und Dashboard
Um die Funktionen einzeln zu vergleichen, sehen Sie sich die Funktionsliste an; die allgemeine Vorstellung finden Sie unter SalesIro. Alle Ratgeber auf Deutsch stehen auf der Ratgeber-Seite. Dieses Thema gibt es auch in anderen Sprachen: English version · version française.
Weiterlesen
Häufige Fragen
Was gehört in einen Wochenbericht im Vertrieb?
Die Besuche gegenüber dem Plan, die Aufträge und ihr Betrag, die Veränderungen bei offenen Verkaufschancen, die Risiken, der Plan der nächsten Woche und das, was der Vertriebler von der Führungskraft braucht.
Wie lang sollte ein Wochenbericht sein?
So kurz, dass er sich in ein, zwei Minuten lesen lässt: wenige Zeilen je Feld. Die Details bleiben in den Besuchsberichten.
Wer liest den Wochenbericht im Vertrieb?
Die Führungskraft, die damit das Vertriebsmeeting vorbereitet und Bitten um Unterstützung beantwortet, bevor daraus Probleme werden.
Müssen selbständige Handelsvertreter einen Wochenbericht schicken?
Das hängt vom Vertrag ab. Viele Unternehmen vereinbaren mit ihren Vertretern einen schlankeren Bericht, der sich auf Kunden, Aufträge und Marktinformationen konzentriert.
Die Woche berechnet, nicht abgetippt
In SalesIro werden der Leitstand und die Zahlen jedes Vertrieblers aus den in der Woche erfassten Besuchen, Aufträgen und Verkaufschancen berechnet.
So funktioniert es