Vorlage für den Gebietsplan im Vertrieb

Kurz gesagt

Ein Gebietsplan legt für ein Gebiet und ein Jahr die Kunden je Klasse fest, den Besuchsrhythmus jeder Klasse, ob das in die Kapazität des Vertrieblers passt und wie viel Zeit für Akquise bleibt.

Man berechnet die nötigen Besuche, vergleicht sie mit den möglichen und entscheidet dann.

Wozu der Gebietsplan dient

Ein Gebietsplan ist das Dokument, das für ein Gebiet und ein Jahr festlegt, welche Kunden dazugehören, wie oft jede Kundenklasse besucht werden soll, ob diese Besuche in die Arbeitstage des Vertrieblers passen und wie die übrige Zeit genutzt wird.

Er steht zwischen dem Zuschnitt der Gebiete, der die Grenzen zieht, und der Tourenplanung, die die Besuche eines Tages ordnet. Er ist die Kapazitätsprüfung, von der beide abhängen.

Der Gesamtüberblick Vorlagen für den Außendienst: wie die Dokumente zusammenhängen

Die Vorlage, Feld für Feld

Übernehmen Sie die Felder in dieser Reihenfolge: Die erste Spalte ist die Überschrift, die zweite sagt, was einzutragen ist, die dritte, warum es das Feld gibt. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen; ergänzen Sie, was Ihre Branche verlangt.

Feld	Was eintragen	Warum
Gebiet	Name, Zone, Vertriebler oder Vertreter	Wissen, wer wofür zuständig ist
Kunden je Klasse	Anzahl der Kunden jeder Klasse	Das Portfolio auf einen Blick
Besuchsrhythmus	Besuche pro Jahr für jede Klasse	Prioritäten in Besuche übersetzen
Nötige Besuche	Kunden × Rhythmus, über alle Klassen summiert	Die Arbeitslast, die das Portfolio verlangt
Kapazität	Außendiensttage pro Jahr × Besuche pro Tag	Die Besuche, die der Vertriebler wirklich schafft
Saldo	Kapazität minus nötige Besuche	Freie Zeit für Akquise, oder ein Defizit
Prioritäten	Drei oder vier Ziele für das Jahr	Dem Plan eine Richtung geben
Akquiseziele	Zu besuchende Interessenten und zu gewinnende Kunden	Die übrige Kapazität nutzen

Ein ausgefülltes Beispiel

Feld	Beispiel
Gebiet	Nordost (fiktiv), ein angestellter Vertriebler
Kunden je Klasse	Klasse A: 15, Klasse B: 40, Klasse C: 50 — 105 Kunden
Besuchsrhythmus	Klasse A: 12 pro Jahr, Klasse B: 6 pro Jahr, Klasse C: 2 pro Jahr
Nötige Besuche	15 × 12 + 40 × 6 + 50 × 2 = 180 + 240 + 100 = 520 Besuche
Kapazität	180 Außendiensttage × 4 Besuche = 720 Besuche
Saldo	720 − 520 = 200 Besuche für die Akquise
Prioritäten	Alle A-Kunden im Rhythmus halten; die zwei Gewerbegebiete im Osten erschließen
Akquiseziele	40 Interessenten besucht, 8 neue Kunden gewonnen

Kunden, Rhythmen und Kapazität fiktiv: Sie veranschaulichen die Rechnung, keine Norm. Alle Daten dieses Beispiels sind fiktiv.

Anwendung in sechs Schritten

Listen Sie die Kunden auf. Alle aktiven Kunden des Gebiets, mit ihrer Klasse.
Legen Sie einen Rhythmus je Klasse fest. Besuche pro Jahr für jede Klasse, mit der Führungskraft abgestimmt.
Berechnen Sie die nötigen Besuche. Kunden mal Rhythmus, Klasse für Klasse, dann die Summe.
Berechnen Sie die Kapazität. Außendiensttage des Jahres, abzüglich Urlaub, Schulungen und Bürotagen, mal Besuche pro Tag.
Lesen Sie den Saldo. Freie Kapazität geht in die Akquise; ein Defizit zwingt dazu, einen Rhythmus zu senken oder Kunden umzuverteilen.
Setzen Sie Prioritäten und überprüfen Sie. Drei oder vier Ziele und, jedes Quartal, die tatsächlichen Besuche im Vergleich zum Plan.

Häufige Fehler

Zuerst die Routen zeichnen. Eine kurze Route zu den falschen Kunden spart Zeit bei Besuchen, die nicht zählten.
Die Kapazität überschätzen. Zählen Sie die echten Außendiensttage, nicht alle Arbeitstage.
Ein Rhythmus für alle. Alle Kunden gleich oft zu besuchen, vernachlässigt die Schlüsselkunden.
Keine Zeit für Akquise. Ein Plan, der die ganze Kapazität den bestehenden Kunden gibt, lässt das Portfolio schrumpfen.
Ein Defizit ignorieren. Übersteigen die nötigen Besuche die Kapazität, bleibt etwas liegen: Entscheiden Sie, was.

Tabellenkalkulation oder Werkzeug

Die Vorlage funktioniert in beiden Fällen. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte: Ein einzelnes Produkt kann von diesen allgemeinen Tendenzen abweichen.

Aspekt	Tabellenkalkulation oder Dokument	Werkzeug für den Außendienst
Nötige Besuche	Formeln, die gepflegt werden müssen	Aus Klassen und Rhythmen der Kunden berechnet
Kunden im Rückstand	Von Hand mit den Besuchsdaten abgeglichen	Markiert, sobald ein Kunde aus dem Rhythmus fällt
Weiße Flecken	In Zeilen schwer zu erkennen	Die Zonen, die niemand bearbeitet, auf einer Karte
Umverteilung	Zeilen zwischen Dateien verschoben	Kunden neu zugewiesen, mit erhaltenem Verlauf
Überprüfung	Jedes Quartal eine neue Dateiversion	Tatsächliche Besuche mit dem Plan verglichen

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen, die diese Vorlage füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

Kundenklassifizierung: Potenzialraster, Klassen und Strategie je Klasse;
Besuchsrhythmus: Rhythmus je Kundenklasse, Kunden außerhalb des Rhythmus markiert;
Gebietsabdeckung: die Zonen, die niemand bearbeitet;
Zuweisung nach Gebiet: Zuweisung nach Geografie vorgeschlagen, mit einem Klick übernommen;
Akquiseplan: Termine je Tag, Woche und Monat im Vergleich zu einem vereinbarten Rhythmus;
Tour nach Potenzial: erst die Kunden, die zu besuchen sind, dann der kürzeste Weg.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „wie viele A-Kunden in meinem Gebiet liegen außerhalb ihres Besuchsrhythmus?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

Weiterlesen

Hauptratgeber Vorlagen für den Außendienst: der Überblick Die Dokumente eines Außendienstteams und wie sie zusammenhängen. Lesen → Vorlage Vorlage für den Kundenplan Vom Vorjahr zum Ziel, Hebel für Hebel, für einen Schlüsselkunden. Lesen → Vorlage Vorlage für den Wochenbericht im Vertrieb Aktivität, Ergebnisse und nächste Woche, in zwei Minuten gelesen. Lesen →

Häufige Fragen

Was ist ein Gebietsplan im Vertrieb?

Ein Dokument, das für ein Gebiet und ein Jahr die Kunden je Klasse, den Besuchsrhythmus jeder Klasse, die Passung zur Kapazität des Vertrieblers und die Nutzung der freien Zeit festlegt.

Wie berechnet man die Besuche, die ein Gebiet braucht?

Man multipliziert die Zahl der Kunden jeder Klasse mit den Besuchen pro Jahr dieser Klasse und addiert die Ergebnisse aller Klassen.

Wie berechnet man die Besuchskapazität eines Vertrieblers?

Man multipliziert die Außendiensttage des Jahres, abzüglich Urlaub, Schulungen und Bürotagen, mit der Zahl der Besuche, die der Vertriebler an einem Tag schafft.

Was tun, wenn die nötigen Besuche die Kapazität übersteigen?

Den Rhythmus einer Klasse senken, Kunden an einen anderen Vertriebler oder Vertreter geben oder akzeptieren, dass manche Kunden seltener besucht werden, und diese Entscheidung im Plan festhalten.

In SalesIro

Rhythmus und Abdeckung, Kunde für Kunde

In SalesIro hat jede Kundenklasse ihren Besuchsrhythmus, Kunden außerhalb des Rhythmus werden markiert, und die Abdeckungskarte zeigt die Zonen, die niemand bearbeitet.

So funktioniert es

Vorlage für den Gebietsplan: Kunden, Rhythmus, Kapazität