Vorlagen für den Außendienst sind die Standarddokumente, mit denen ein Außendienstteam seine Arbeit erfasst und plant: Kundenprofil, Besuchsbericht, Kundenplan, Gebietsplan, Wochenbericht, Tagesordnung und Provisionsabrechnung.
Jedes hat einen Umfang und einen Verantwortlichen; zusammen sollten sie dieselben Daten teilen, damit ein erfasster Besuch alles Weitere aktualisiert.
Was sind Vorlagen für den Außendienst?
Vorlagen für den Außendienst sind die Standarddokumente, mit denen ein Außendienstteam seine Arbeit erfasst und plant — Kundenprofil, Besuchsbericht, Kundenplan, Gebietsplan, Wochenbericht, Tagesordnung des Vertriebsmeetings und Provisionsabrechnung —, jedes mit festen Feldern, damit alle es gleich ausfüllen.
Eine gemeinsame Vorlage ist keine Bürokratie. Sie erlaubt der Führungskraft, zwei Besuche zu vergleichen, einem neuen Vertriebler, ein Gebiet zu übernehmen, und einem Handelsvertreter, eine Provision nachzuprüfen. Ohne sie führt jeder eigene Notizen, und nichts passt zusammen.
Der vollständige Ratgeber Software zur Außendienststeuerung: der vollständige RatgeberDie sieben Dokumente in einer Tabelle
| Dokument | Umfang | Wer füllt es aus | Wann | Speist |
|---|---|---|---|---|
| Kundenprofil | Ein Kunde | Der Vertriebler, bei jedem Besuch aktualisiert | Einmal angelegt, dann laufend gepflegt | Kundenplan, Besuchsbericht |
| Besuchsbericht | Ein Besuch | Der Vertriebler | Direkt nach dem Besuch | Kundenprofil, Wochenbericht |
| Kundenplan | Ein Schlüsselkunde, ein Jahr | Der Vertriebler, mit der Führungskraft abgestimmt | Einmal im Jahr, jedes Quartal überprüft | Gebietsplan, Ziele |
| Gebietsplan | Ein Gebiet, ein Jahr | Vertriebler und Führungskraft | Einmal im Jahr | Touren, Wochenbericht |
| Wochenbericht | Ein Vertriebler, eine Woche | Der Vertriebler | Am Ende jeder Woche | Vertriebsmeeting |
| Tagesordnung | Ein Team, ein Meeting | Die Führungskraft | Vor jedem Meeting | Entscheidungen und Verantwortliche |
| Provisionsabrechnung | Ein Vertriebler oder Vertreter, ein Zeitraum | Das Unternehmen, geprüft vom Empfänger | Jeden Abrechnungszeitraum | Auszahlung, Rückfragen |
Wie die Dokumente zusammenhängen
Die Dokumente bilden eine Kette. Das Kundenprofil hält die Daten eines Kunden fest. Jeder Besuchsbericht ergänzt, was man erfahren und zugesagt hat, und aktualisiert das Profil. Kundenplan und Gebietsplan legen das Jahr fest; der Wochenbericht liest die Woche an ihnen gemessen; das Vertriebsmeeting liest die Wochenberichte und entscheidet. Die Provisionsabrechnung wird aus den bereits erfassten Aufträgen oder Rechnungen berechnet, nie neu abgetippt.
Die Regel daraus: Eine Angabe wird nur einmal geschrieben, in dem Dokument, zu dem sie gehört. Das Vertragsende eines Kunden gehört ins Kundenprofil, nicht in einen Besuchsbericht vom letzten Frühjahr, in dem es niemand mehr findet.
Einführung in sechs Schritten
- Beginnen Sie mit dem Kundenprofil. Alle anderen Dokumente verweisen auf einen Kunden; im Kundenprofil stehen seine Daten.
- Legen Sie den Besuchsbericht fest. Acht Felder, nach jedem Besuch ausgefüllt, mit einer terminierten nächsten Aktion am Ende.
- Planen Sie das Jahr. Ein Gebietsplan je Vertriebler und ein Kundenplan für jeden Schlüsselkunden.
- Berichten Sie in festem Rhythmus. Der Wochenbericht entsteht aus den Besuchsberichten, nicht aus dem Gedächtnis.
- Tagen Sie mit Tagesordnung. Das Vertriebsmeeting liest die Wochenberichte und endet mit Verantwortlichen und Terminen.
- Rechnen Sie aus denselben Daten ab. Die Provisionsabrechnung nutzt die bereits erfassten Aufträge oder Rechnungen.
Tabellenkalkulation oder Werkzeug
Alle diese Vorlagen funktionieren in einer Tabellenkalkulation oder einem Textdokument. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte.
| Aspekt | Tabellen und Dokumente | Werkzeug für den Außendienst |
|---|---|---|
| Startaufwand | Gering: eine Datei je Vorlage | Ein Abonnement und eine Einführung |
| Verbindung zwischen Dokumenten | Von Hand abgeschrieben | Gemeinsame Daten: ein Besuch aktualisiert den Kunden |
| Nutzung unterwegs | Hängt von Datei und Gerät ab | Für das Smartphone gedacht; prüfen Sie die Offline-Nutzung im Test |
| Zugriffsrechte | Wer die Datei hat, sieht alles | Jeder Vertriebler oder Vertreter sieht seinen eigenen Bereich |
| Berichte | Jede Woche von Hand zusammengeführt | Aus dem Erfassten berechnet |
Häufige Fehler
- Eine Vorlage je Vertriebler. Wenn jeder die Vorlage anpasst, lässt sich nichts mehr vergleichen.
- Dieselbe Angabe an drei Stellen. Die Kopien laufen bei der ersten Änderung auseinander.
- Vorlagen, die niemand liest. Ein Feld, das keiner Entscheidung dient, sollte verschwinden.
- Berichte aus dem Gedächtnis. Der Wochenbericht muss aus den Besuchsberichten entstehen.
- Eine Provision außerhalb der Verkaufsdaten berechnet. Sie lässt sich nicht prüfen, also wird über sie gestritten.
Was SalesIro beiträgt
Die Funktionen, die diese Vorlagen füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):
- Branchenfelder und Datierte Notizen und Anhänge: das Kundenprofil, aktuell gehalten;
- Diktierter Besuchsbericht und Zusagen im Blick: der Besuchsbericht und seine terminierten Zusagen;
- Jahres- und Kundenziele und Wachstumsplan: Kundenpläne und Ziele;
- Besuchsrhythmus und Gebietsabdeckung: der Gebietsplan in Zahlen;
- Leitstand und Leistung und Ranking: die Zahlen der Woche, ohne sie abzutippen;
- Provisionsregeln je Vertreter und Gegengezeichnete Abrechnungen: geprüfte und gegengezeichnete Abrechnungen.
Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „welche Besuchsberichte dieser Woche haben keine nächste Aktion?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.
Die Vorlagen dieser Reihe
Jede Vorlage hat ihre eigene Seite, mit den Feldern, einem ausgefüllten Beispiel und den häufigen Fehlern:
- Vorlage für den Besuchsbericht
- Vorlage für den Kundenplan
- Vorlage für den Gebietsplan
- Vorlage für die Provisionsabrechnung
- Vorlage für den Wochenbericht im Vertrieb
- Vorlage für die Tagesordnung des Vertriebsmeetings
- Vorlage für das Kundenprofil im B2B
Für die Methode hinter den Dokumenten lesen Sie den vollständigen Ratgeber zur Software für die Außendienststeuerung, den Ratgeber zur Provisionsabrechnung im Vertrieb und den zum Gebietsmanagement im Vertrieb. Um die Funktionen einzeln zu vergleichen, sehen Sie sich die Funktionsliste an; die allgemeine Vorstellung finden Sie unter SalesIro. Alle Ratgeber auf Deutsch stehen auf der Ratgeber-Seite. Dieses Thema gibt es auch in anderen Sprachen: English version · version française.
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Häufige Fragen
Welche Vorlagen braucht ein Außendienstteam?
In der Regel sieben: ein Kundenprofil, einen Besuchsbericht, einen Kundenplan für die Schlüsselkunden, einen Gebietsplan, einen Wochenbericht, eine Tagesordnung für das Vertriebsmeeting und, wenn Provisionen gezahlt werden, eine Provisionsabrechnung.
Sollten alle Vertriebler dieselben Vorlagen nutzen?
Ja. Eine gemeinsame Vorlage macht Besuche, Wochen und Gebiete vergleichbar und erlaubt einer anderen Person, ein Kundenportfolio zu übernehmen, ohne bei null anzufangen.
Kann man diese Vorlagen in einer Tabellenkalkulation führen?
Ja. Die Grenzen zeigen sich, wenn die Dokumente synchron bleiben müssen: In getrennten Dateien wird dieselbe Angabe von Hand kopiert, und die Kopien weichen irgendwann voneinander ab.
Mit welcher Vorlage sollte man anfangen?
Mit dem Kundenprofil und dem Besuchsbericht. Alle anderen Dokumente verweisen auf einen Kunden und speisen sich aus dem, was bei den Besuchen erfasst wird.
Verknüpfte statt kopierte Dokumente
In SalesIro teilen Kunde, Besuch, Auftrag und Abrechnung dieselben Daten: Was bei einem Besuch erfasst wird, aktualisiert alles Weitere.
So funktioniert es