Eine Provisionsabrechnung zeigt einem Vertriebler oder Handelsvertreter für einen Zeitraum jeden gezählten Verkauf, die Bemessungsgrundlage, den angewandten Satz, die Korrekturen und die geschuldete Provision.
Jede Zeile muss prüfbar sein; Korrekturen stehen in eigenen Zeilen; die Abrechnung wird akzeptiert, bevor sie ausgezahlt wird.
Wozu die Provisionsabrechnung dient
Eine Provisionsabrechnung ist das periodische Dokument, das für einen Vertriebler oder einen Handelsvertreter jeden Verkauf der Bemessungsgrundlage, die Korrekturen, die angewandten Sätze und den geschuldeten Betrag aufführt, so detailliert, dass jede Zeile geprüft werden kann.
Die Vorlage ist für einen angestellten Vertriebler und einen selbständigen Handelsvertreter dieselbe; anders ist der Vertrag dahinter. Die Regeln zu Provisionen unterscheiden sich von Land zu Land, und der Vertretervertrag legt oft fest, was die Abrechnung enthalten muss und wann sie fällig ist. Diese Seite beschreibt eine allgemeine Struktur, keine gesetzliche Pflicht.
Der Gesamtüberblick Vorlagen für den Außendienst: wie die Dokumente zusammenhängenDie Vorlage, Feld für Feld
Übernehmen Sie die Felder in dieser Reihenfolge: Die erste Spalte ist die Überschrift, die zweite sagt, was einzutragen ist, die dritte, warum es das Feld gibt. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen; ergänzen Sie, was Ihre Branche verlangt.
| Feld | Was eintragen | Warum |
|---|---|---|
| Kopf | Vertriebler oder Vertreter, Zeitraum, Vertragsreferenz, Ausstellungsdatum | Die Abrechnung eindeutig zuordnen |
| Bemessungsgrundlage | Auftrag, Rechnung oder Zahlungseingang, wie im Vertrag vereinbart | Festlegen, welche Verkäufe zählen, bevor ein Satz angewandt wird |
| Verkaufszeilen | Je Verkauf: Referenz, Kunde, Datum, Betrag | Dem Empfänger erlauben, jeden Verkauf zu prüfen |
| Korrekturen | Gutschriften, Stornos, geteilte Geschäfte, jeweils in eigener Zeile | Jeden Abzug sichtbar machen |
| Basis des Zeitraums | Verkäufe minus Korrekturen | Der Betrag, auf den die Sätze angewandt werden |
| Sätze | Bis zum Ziel, über dem Ziel und je Sortiment, falls vorhanden | Zeigen, wie die Provision berechnet wird |
| Geschuldete Provision | Betrag je Stufe, dann die Summe | Die Zahl, die ausgezahlt wird |
| Vorschüsse und Saldo | Bereits gezahlte Vorschüsse, offener Saldo | Nicht doppelt zahlen |
| Annahme | Angenommen, oder Zeile mit Begründung beanstandet | Den Zeitraum nachvollziehbar abschließen |
Ein ausgefülltes Beispiel
| Zeile | Detail | Betrag |
|---|---|---|
| RE-1041 | Kunde 1, Rechnung | 8.000 € |
| RE-1047 | Kunde 2, Rechnung | 5.500 € |
| RE-1052 | Kunde 3, Rechnung | 3.000 € |
| Gutschrift | Kunde 2, Warenrücksendung | −500 € |
| Basis des Zeitraums | 16.500 € − 500 € | 16.000 € |
| Bis zum Ziel | 15.000 € × 7 Prozent | 1.050 € |
| Über dem Ziel | 1.000 € × 9 Prozent | 90 € |
| Geschuldete Provision | 1.050 € + 90 € | 1.140 € |
| Bereits gezahlter Vorschuss | Im Zeitraum gezahlt | −500 € |
| Offener Saldo | 1.140 € − 500 € | 640 € |
Fiktiver Handelsvertreter, ein Monat, Bemessung nach Rechnung, Ziel 15.000 €: 7 Prozent bis zum Ziel und 9 Prozent nur auf den Teil darüber. Alle Daten dieses Beispiels sind fiktiv.
Anwendung in sechs Schritten
- Legen Sie die Bemessungsgrundlage schriftlich fest. Auftrag, Rechnung oder Zahlungseingang, wie im Vertrag vereinbart, vor dem ersten Zeitraum.
- Übernehmen Sie die Verkäufe des Zeitraums. Aufträge oder Rechnungen, verbunden mit den Kunden und dem Vertriebler oder Vertreter.
- Setzen Sie jede Korrektur in eine eigene Zeile. Gutschriften, Stornos und geteilte Geschäfte, mit der Referenz des Verkaufs.
- Wenden Sie die Sätze stufenweise an. Der höhere Satz gilt nur für den Teil über dem Ziel.
- Geben Sie sie zur Prüfung. Der Empfänger nimmt die Abrechnung an oder beanstandet eine Zeile mit Begründung.
- Zahlen Sie das Angenommene und archivieren Sie. Ziehen Sie Vorschüsse ab und bewahren Sie die Abrechnung mit ihren Zeilen auf.
Häufige Fehler
- Eine Summe ohne Zeilen. Eine einzelne Zahl lässt sich nicht prüfen, also wird über sie gestritten.
- Verrechnete Korrekturen. Eine in einer Zeile versteckte Gutschrift sieht wie ein Fehler aus.
- Die falsche Grundlage. Nach Aufträgen zahlen, wenn der Vertrag Rechnungen vorsieht, oder umgekehrt.
- Sätze auf die ganze Basis. Der höhere Satz gilt nur über dem Ziel.
- Vor der Annahme zahlen. Eine beanstandete Zeile lässt sich vor der Zahlung leichter korrigieren als danach.
Tabellenkalkulation oder Werkzeug
Die Vorlage funktioniert in beiden Fällen. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte: Ein einzelnes Produkt kann von diesen allgemeinen Tendenzen abweichen.
| Aspekt | Tabellenkalkulation oder Dokument | Werkzeug für den Außendienst |
|---|---|---|
| Verkaufszeilen | Jeden Zeitraum aus einem Export eingefügt | Aus erfassten Aufträgen oder importierten Rechnungen gelesen |
| Sätze und Stufen | Formeln je Vertreter, leicht zu beschädigen | Regeln je Vertriebler oder Vertreter gespeichert |
| Korrekturen | Von Hand in der Tabelle geändert | Eigene Zeilen mit Referenz |
| Annahme | E-Mail-Austausch | Zeile für Zeile im Werkzeug angenommen oder beanstandet |
| Verlauf | Eine Datei je Zeitraum | Jede Abrechnung mit ihren Zeilen aufbewahrt |
Was SalesIro beiträgt
Die Funktionen, die diese Vorlage füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):
- Provisionsregeln je Vertreter: Grundsatz, Ziel, Satz über dem Ziel, Satz je Sortiment;
- Wählbare Bemessungsgrundlage: bei Unterschrift, bei Rechnung oder bei Zahlungseingang, über den Import der Rechnungen;
- Gegengezeichnete Abrechnungen: jede Zeile im Detail; der Vertreter zeichnet gegen oder beanstandet im Werkzeug;
- Datei-Import: Rechnungen aus einer Tabellenkalkulation oder einer CSV-Datei importiert;
- Vertreterverträge: Gebiet, Sortimente und Vertragsbedingungen jedes Vertreters;
- Vertreterprofil: Daten und Dokumente des Vertreters in einem Profil.
Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „welche Abrechnungen des letzten Monats sind noch beanstandet, und in welchen Zeilen?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.
Verwandte Ratgeber
Wie die Vorlagen ineinandergreifen, erklärt der Überblick über die Vorlagen für den Außendienst.
- Vorlage für den Wochenbericht im Vertrieb
- Vorlage für den Kundenplan
- Vorlage für die Tagesordnung des Vertriebsmeetings
- Provisionsabrechnung im Vertrieb
- Handelsvertreter steuern
Um die Funktionen einzeln zu vergleichen, sehen Sie sich die Funktionsliste an; die allgemeine Vorstellung finden Sie unter SalesIro. Alle Ratgeber auf Deutsch stehen auf der Ratgeber-Seite. Dieses Thema gibt es auch in anderen Sprachen: English version · version française.
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Häufige Fragen
Was gehört in eine Provisionsabrechnung?
Der Zeitraum, die Bemessungsgrundlage, jeder Verkauf mit Referenz und Betrag, die Korrekturen in eigenen Zeilen, die stufenweise angewandten Sätze, die geschuldete Provision, die Vorschüsse und der Saldo.
Ist die Abrechnung für Angestellte und Handelsvertreter verschieden?
Die Struktur kann dieselbe sein. Anders ist der Vertrag dahinter, und die Regeln zu Provisionen unterscheiden sich von Land zu Land.
Wie erscheinen Gutschriften in einer Provisionsabrechnung?
In einer eigenen Zeile, mit der Referenz des Verkaufs, zu dem sie gehören, damit der Empfänger sieht, was abgezogen wurde und warum.
Wie vermeidet man Streit über Provisionen?
Indem Grundlage und Zeitplan schriftlich vereinbart werden, jede Zeile gezeigt wird und die Abrechnung vor der Auszahlung angenommen wird.
Abrechnungen, geprüft vor der Auszahlung
In SalesIro werden die Provisionsregeln je Vertreter gespeichert, jede Zeile der Abrechnung ist detailliert, und der Vertreter zeichnet sie im Werkzeug gegen oder beanstandet sie.
So funktioniert es