Vorlage für das Kundenprofil im B2B

Kurz gesagt

Ein Kundenprofil im B2B bündelt die dauerhaften Daten eines Kunden: Unternehmen, Standorte, Ansprechpartner und ihre Rolle, gekaufte Sortimente, Potenzial, Klasse, Verlauf und nächste Aktion.

Es wird nach jedem Besuch aktualisiert, und alle anderen Vertriebsdokumente verweisen darauf.

Wozu das Kundenprofil dient

Ein Kundenprofil im B2B ist der Referenzeintrag eines Kunden: wer das Unternehmen ist, wer entscheidet, was es bei Ihnen kauft und was anderswo, was es kaufen könnte, wie es eingestuft ist und was als Nächstes geschieht. Alle anderen Dokumente — Besuchsbericht, Kundenplan, Gebietsplan — verweisen darauf.

Das Profil enthält Fakten, keine Meinungen, und jeder Fakt hat genau einen Platz. Bringt ein Besuchsbericht einen neuen Ansprechpartner oder ein Verlängerungsdatum hervor, wandert die Angabe ins Profil. Für Kontaktdaten gelten Datenschutzregeln wie die DSGVO.

Der Gesamtüberblick Vorlagen für den Außendienst: wie die Dokumente zusammenhängen

Die Vorlage, Feld für Feld

Übernehmen Sie die Felder in dieser Reihenfolge: Die erste Spalte ist die Überschrift, die zweite sagt, was einzutragen ist, die dritte, warum es das Feld gibt. Streichen Sie, was Sie nicht brauchen; ergänzen Sie, was Ihre Branche verlangt.

Feld	Was eintragen	Warum
Unternehmen	Firmenname, Handelsname, Steuernummer, Standorte	Den Kunden eindeutig zuordnen
Segment und Klasse	Segment, Größe und Klasse nach dem Potenzialraster	Besuchsrhythmus und Ansprache festlegen
Ansprechpartner	Name, Funktion, Gewicht in der Entscheidung, bevorzugter Kontaktweg	Wissen, wer entscheidet, wer beeinflusst und wer unterschreibt
Gekaufte Sortimente	Sortiment für Sortiment: bei Ihnen, oder aktueller Lieferant und Verlängerungsdatum	Wachstumsspielraum und Fristen sehen
Potenzial	Geschätzter Jahreseinkauf in Ihren Sortimenten	Mit dem aktuellen Umsatz vergleichen
Umsatz	Vorjahr und laufendes Jahr	Den bereits gewonnenen Anteil messen
Branchenangaben	Branchentypische Daten: Saison, Anzahl der Gedecke, Vertragsende	Besuche mit den richtigen Fragen vorbereiten
Verlauf	Letzter Besuch, letzter Auftrag, offene Zusagen	Dort weitermachen, wo der letzte Besuch aufhörte
Nächste Aktion	Was, wer und bis wann	Den Kunden in Bewegung halten

Ein ausgefülltes Beispiel

Feld	Beispiel
Unternehmen	Bistro Delta GmbH (fiktiv), ein Restaurant, Steuernummer weggelassen
Segment und Klasse	Unabhängiges Restaurant, 120 Gedecke, Klasse B
Ansprechpartner	A. Weber, Inhaberin, unterschreibt; R. Brandt, Küchenchef, wählt die Produkte
Gekaufte Sortimente	Trockenware: bei uns. Wintersortiment: anderer Lieferant, Verlängerung im Januar
Potenzial	30.000 € pro Jahr in unseren Sortimenten (Schätzung des Vertrieblers)
Umsatz	Vorjahr 12.000 €; laufendes Jahr bisher 9.800 €
Branchenangaben	Geschlossen vom 4. bis 18. Januar; neue Karte zur Wiedereröffnung
Verlauf	Letzter Besuch am 6. Oktober; offene Zusage: Datenblätter bis 9. Oktober
Nächste Aktion	Den Küchenchef am 21. Oktober anrufen und seine Meinung zu den Mustern einholen

Derselbe fiktive Kunde wie in der Vorlage für den Besuchsbericht. Spielraum zum Potenzial: 30.000 € − 12.000 € = 18.000 €. Alle Daten dieses Beispiels sind fiktiv.

Anwendung in sechs Schritten

Legen Sie es beim ersten Kontakt an. Unternehmen, Segment und der erste Ansprechpartner; der Rest wird Besuch für Besuch ergänzt.
Erfassen Sie Ansprechpartner mit ihrer Rolle. Wer entscheidet, wer beeinflusst, wer unterschreibt und wie jeder kontaktiert werden möchte.
Gehen Sie die Sortimente durch. Sortiment für Sortiment: ob der Kunde es bei Ihnen kauft, oder bei wem und bis wann.
Schätzen Sie das Potenzial. Eine Zahl, auch wenn sie grob ist, damit der Kunde eingestuft und verglichen werden kann.
Aktualisieren Sie es nach jedem Besuch. Neue Fakten aus dem Besuchsbericht wandern noch am selben Tag ins Profil.
Bereinigen Sie es regelmäßig. Entfernen Sie ausgeschiedene Ansprechpartner und führen Sie Dubletten zusammen; behalten Sie nur das Nötige.

Häufige Fehler

Ein einziger Ansprechpartner. Geht diese Person, beginnt der Kunde bei null.
Fakten, die in den Berichten bleiben. Ein Verlängerungsdatum, das niemand ins Profil übertragen hat, geht verloren.
Kein Potenzial. Ohne Potenzial lässt sich der Kunde weder einstufen noch priorisieren.
Dubletten. Zwei Profile für dasselbe Unternehmen teilen den Verlauf in zwei Hälften.
Alles aufbewahren. Daten ohne vertrieblichen Zweck haben im Profil keinen Platz.

Tabellenkalkulation oder Werkzeug

Die Vorlage funktioniert in beiden Fällen. Verglichen werden hier Kategorien von Werkzeugen, keine Produkte: Ein einzelnes Produkt kann von diesen allgemeinen Tendenzen abweichen.

Aspekt	Tabellenkalkulation oder Dokument	Werkzeug für den Außendienst
Struktur	Eine Zeile je Kunde, mit der Zeit ergänzte Spalten	Feste Felder, dazu branchenspezifische
Ansprechpartner	Mehrere in einer Zelle, oder zusätzliche Spalten	Ein Eintrag je Ansprechpartner, mit dem Kunden verbunden
Verlauf	Anderswo abgelegt	Besuche, Aufträge und Notizen am Kunden
Dubletten	Durch Sortieren von Hand gefunden	Zum Zusammenführen vorgeschlagen
Zugriff	Wer die Datei hat, sieht alle Kunden	Jeder Vertriebler oder Vertreter sieht seine eigenen Kunden

Was SalesIro beiträgt

Die Funktionen, die diese Vorlage füllen oder ersetzen, alle aus der öffentlichen Funktionsliste (64 Funktionen, davon 3 mit dem Vermerk „zu aktivieren“):

Branchenfelder: Gedecke, Betriebsferien, Vertragsende und weitere Angaben je Branche;
Sortimentsübersicht des Kunden: aktueller Lieferant, Verlängerungsdatum und Budget, Sortiment für Sortiment;
Kundenklassifizierung: Potenzialraster und Klasse;
Datierte Notizen und Anhänge: Notizen mit Zeitstempel, Fotos und Dokumente des Kunden;
Portfoliobereinigung: Dubletten und unvollständige Profile vorgeschlagen, nie erzwungen;
Abschottung durch die Datenbank: jeder Vertriebler sieht nur seinen Bereich.

Dieselben Daten lassen sich aus einem KI-Assistenten — Claude, ChatGPT oder Perplexity — über den MCP-Server für KI-Assistenten abfragen, per Schlüssel oder OAuth-Verbindung. Eine Frage wie „bei welchen meiner Kunden steht in den nächsten drei Monaten eine Sortimentsverlängerung an?“ wird mit Ihren eigenen Daten beantwortet, ohne Export. Jeder Lesezugriff wird im Zugriffsprotokoll vermerkt, und die Zugriffsregeln gelten weiter: Der Assistent eines Vertrieblers sieht nur dessen Kunden.

Weiterlesen

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Häufige Fragen

Was ist ein Kundenprofil im B2B?

Der Referenzeintrag eines Geschäftskunden: Unternehmen, Standorte, Ansprechpartner und ihre Rolle, gekaufte Sortimente, Potenzial, Klasse, Verlauf und nächste Aktion.

Was unterscheidet Kundenprofil und Besuchsbericht?

Das Profil enthält die dauerhaften Daten eines Kunden; der Besuchsbericht hält einen Besuch fest. Neue Fakten aus einem Besuch wandern ins Profil.

Wie oft wird ein Kundenprofil aktualisiert?

Nach jedem Besuch oder Kontakt, der eine neue Angabe bringt, und bei einer regelmäßigen Bereinigung, die ausgeschiedene Ansprechpartner entfernt und Dubletten zusammenführt.

Welches Feld des Kundenprofils sollte man zuerst ausfüllen?

Die Ansprechpartner mit ihrer Rolle in der Entscheidung: Ohne sie wissen weder Besuchsbericht noch Kundenplan, an wen sie sich richten.

In SalesIro

Ein Kunde, ein Profil

In SalesIro bündelt der Kunde seine Ansprechpartner, Sortimente, Branchenfelder, Notizen und seinen Verlauf, und jeder Vertriebler sieht nur seine eigenen Kunden.

So funktioniert es

Vorlage für das Kundenprofil im B2B-Außendienst